PDFにはどんなメリットがある?

 正直あまり好きでなかったPDFファイル。

 重いし、編集ができないと思い込んでいたし。

 何のためにPDFファイルなんてあるんだろう?と思っていた。

PDFファイルとは?

 PDFは紙に印刷するのと同じ状態のページのイメージを保存するためのファイル形式の名前。

 PDFはPortable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の頭文字を取ったもの。

 拡張子は「pdf」。

 紙に印刷したのとほぼ同じレイアウトで保存できる。

 電子ファイルなので、そのまま、メールで添付ファイルとして送信したりもできる。

閲覧にはPDFリーダーが必要

 PDFファイルの閲覧にはPDFリーダーというソフトが必要になる。

 Adobe Acrobat Reader DC は無料のPDFリーダー。

 簡単な編集もできる。

PDFのメリット

  • 紙に印刷したのとほぼ同じレイアウトで保存できる。
    電子ファイルなので、そのまま、メールで添付ファイルとして送信したりもできる。
    紙で印刷して報告書を渡すより、PDFで相手に渡して、承認印をPDFファイル上で押してもらうと、紙資源の節約になるかも。  
  • いろいろなソフトで作った文書をPDFにすることができる。
    例えばWordで作った文書はExcelでは閲覧できない。
    Excelで作った文書はWordでは閲覧できない。
    カンマ区切りなどで保存すれば、内容を読むことができるかもしれないが、表などのままでは閲覧できない。
    でもPDFに変換すればWordで作った文書もエクセルで作った文書もAdobe Acrobat Reader で印刷イメージのまま相手に渡すことができる。
  • PDFを作成する時にフォント情報をPDFに埋め込み、受け手の環境に同一のフォントがなくてもレイアウトの崩れや文字化けを起こさないようにできる。
  • PDFのセキュリティー設定では、PDFを特定の受け手にしか見せないようにする閲覧制限や、意図しない変更・利用をされないよう、PDF内の情報の取り出しや編集の禁止などが設定可能。
  • 電子署名を施すことにより、PDFが改竄された場合に改ざんされたことの検出ができる。

 

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